O que é e como gerenciar um portfolio de projetos?

Você já ouviu falar sobre o Portfolio de Projetos?

Toda empresa tem uma série de projetos implementados (ou programas que serão implementados) com o intuito de desenvolver novos produtos, serviços ou otimizar processos para aumentar os resultados da organização.

O gerenciamento de portfólio de projetos permite que os gestores visualizem, por exemplo, quantos projetos são concluídos no prazo e quais recursos cada projeto precisa para serem efetivamente realizados.

Esse tipo de portfolio é uma ferramenta muito poderosa que permite que as empresas atinjam melhores resultados e otimizem processos, produtos e serviço, já que os gestores podem visualizar o cenário completo e, assim, tomar as melhores decisões.

Índice

Curtindo esse texto? Veja também:

O que é gestão de portfólio de projetos?

O que é um portfolio de projetos?

Conforme explicado acima, o portfólio de projetos é um conjunto de trabalhos, programas e subportfólios desenvolvidos ou em fase de desenvolvimento de uma empresa para atingir objetivos estratégicos.

Ou seja, é uma ferramenta que permite o agrupamento de todos os programas de uma empresa, sendo uma poderosa ferramenta de gestão. Dessa maneira, todos os dados relacionados aos projetos da empresa ficam concentrados em um portfólio.

Como resultado, ao acessar essas informações, os gerentes podem tomar decisões mais assertivas de acordo com o escopo e as orientações inicias de um determinado projeto.

Podemos dizer que, resumidamente, o portfólio de projetos é uma carteira que agrupa todas as iniciativas de uma empresa gerando, assim, uma versão macro de todos os projetos da organização.

Diferença entre projeto, programa e subporfolio

Esses termos são bem comuns na gestão de portfólio de projetos.

Para ainda não está habituado com essa ferramenta, é importante conhecer a diferença entre projeto, programa e subportfólio para poder exercer uma gestão assertiva.

Veja quais são as principais diferenças a seguir:

Projeto

O projeto é um planejamento escrito e detalhado de um empreendimento a ser realizado, seja para criar um serviço, produto ou resultado único.

Dessa maneira, projetos são compostos por começo, meio e fim e devem entregar o que foi definido em seu escopo.

Programa 

Um programa é um grupo de projetos relacionados e gerenciados de forma conjunta para alcançar um objetivo maior.

É uma forma de gerenciamento de portfólio que permite mais benefícios a empresa, especialmente em relação a otimização da entrega de resultados.

Subportfólio

Um subporfólio é um documento que agrupa uma carteira de projetos dentro do porfólio da empresa e trata de demandas específicas dentro de uma determina área/grupo de trabalho.

Ao entender a diferença desses itens, ficará muito mais fácil saber gerenciar um portfólio de projetos.

Porém, como administrar de maneira assertiva dos projetos da empresa?

A resposta não poderia ser mais simples: por meio da gestão de portfólio de projetos.

O que é e quais são os benefícios da gestão de portfolio de projetos?

A gestão de portfólios de projetos consiste na definição de todos os projetos, programas e subporfólios da empresa. 

A partir dessa ferramenta é possível visualizar todas as informações dos projetos corporativos de todas as áreas ou de determinados segmentos, e, assim, gerenciar e acompanhar seu andamento e resultados esperados de acordo com as estratégias da empresa.

Os principais benefícios de uma gestão de portfólios de projetos bem realizada são: 

Mais agilidade na tomada de decisões

A gestão de portfólios se encarrega de reunir informações sobre os projetos da empresa, e, com isso, os gestores podem tomar decisões mais agilidade. 

Como o portfólio reúne as informações dos projetos de forma organizada e completa, os gestores devem utilizar esses dados para tomar as melhores decisões de acordo com o escopo e os objetivos estratégicos.

Melhor posicionamento estratégico

Ao criar um portfólio de projetos, a empresa seleciona e prioriza as iniciativas mais importantes da organização.

Como resultado, a partir dessas informações, os recursos financeiros e humanos devem ser investidos em projetos que se alinham estrategicamente com os objetivos da empresa. 

Ou seja, projetos que trazem bons resultados e que agregam valores aos clientes.

Dessa maneira, a empresa melhora o seu posicionamento estratégico, direcionando os recursos financeiros e humanos para os projetos de acordo com suas características e demandas.

Otimização de recursos

No catálogo de projetos de uma empresa pode ser encontrados projetos, subportfolios e programas que estão agrupados com base em afinidade e outros critérios considerados importantes. 

Essa informação traz mais assertividade na gestão de portfólios, já que o administrador poderá visualizar mais claramente onde, e como, os recursos estão sendo investidos e quais resultados estão gerando para a empresa.

Entre outras vantagens podemos citar a diminuição de riscos e a facilidade de comunicação entre a empresa e as partes interessadas.

Como gerenciar um portfolio de projetos?

Você pode gerenciar o portfólio de projetos de sua empresa através de quatro dicas que mostraremos a seguir.

Confira:

Identifique os projetos

A primeira coisa a ser feita é identificar as iniciativas de sua empresa.

Para montar essa lista, o gestor pode pedir que as áreas encaminhem as propostas dos projetos. 

Dessa maneira, o administrador conseguirá juntar todos os projetos da organização e, assim, identificar aqueles que estão mais alinhados, ou não, com as estratégias e objetivos da empresa.

Categorize os projetos da empresa

Agora que o gestor está com as propostas em mãos, chegou o momento de categorizá-las por afinidade e objetivos estratégicos.

O administrador pode criar grupos distintos e adicionar os projetos que tem relação e afinidade entre si em uma mesma carteira.

Assim, será mais fácil gerenciá-los de acordo com o tipo de projeto, suas categorias e a estratégia esperada.

Escolha e invista nos projetos ‘certos’

Você deverá estabelecer certos critérios para cada categoria de projetos e elaborar uma base de valores para elas.

Assim, você deverá analisar os projetos de cada categoria e atribuir um valor, criando um ranking.

Como resultado, você poderá visualizar os projetos mais importantes e identificar aqueles que precisam ser (mais) trabalhados.

Monitore os projetos

Agora que você escolheu, categorizou e prioirizou os projetos certos para as estratégias da empresa, chegou o momento de monitorá-los.

Acompanhe de pertoo andamento, veja se estão atendendo as expectativas do escopo, se estão dentro do prazo etc.

Seguindo essas informações e dicas, você conseguirá gerenciar o portfólio de projetos de sua empresa ou, pelo menos, entender um pouco sobre a importância dessa ferramenta.

Tem alguma outra dica, ou quem sabe uma dúvida? Então deixe um comentário!